Toda empresa que apura PIS e COFINS pelo regime não cumulativo tem direito a descontar créditos sobre insumos, energia, aluguel e outros custos da operação. Na prática, porém, boa parte das PMEs erra o cálculo do crédito PIS COFINS e paga mais tributo do que deveria todos os meses, sem perceber o tamanho da perda.
Esse erro passa despercebido porque ninguém vê o crédito que deixou de ser lançado: ele simplesmente não aparece em lugar nenhum, diferente de uma multa ou de um imposto pago a mais que ao menos consta no extrato. Quando a apuração fica a cargo de um sistema configurado uma vez e nunca mais revisado, pequenas falhas de cadastro se acumulam mês após mês sem que ninguém perceba o tamanho do acúmulo. Em empresas com catálogo de produtos extenso ou com fornecedores variados, a chance de um item ficar classificado errado por anos aumenta bastante, principalmente quando a equipe fiscal muda ou quando a apuração é feita por um escritório terceirizado sem acesso direto à rotina operacional do negócio.
A seguir, os 5 riscos mais comuns que fazem a empresa perder crédito PIS COFINS sem perceber, e o que observar em cada um deles para recuperar esse dinheiro.
Risco 1: Classificação Errada do CST do Insumo
O CST, código de situação tributária, indica ao sistema fiscal se aquela compra gera direito a crédito ou não. Quando o item é cadastrado com o código errado, mesmo sendo um insumo legítimo da produção, o crédito simplesmente deixa de ser calculado, e ninguém percebe porque o lançamento continua acontecendo normalmente, só que sem o valor certo.
Uma indústria de embalagens com 40 funcionários CLT descobriu, ao revisar o cadastro de produtos, que vinha registrando embalagens primárias com CST sem direito a crédito havia mais de um ano. Nesse período, a empresa deixou de aproveitar algo próximo de R$ 38 mil em créditos, valor que só foi descoberto quando o novo contador cruzou manualmente as notas de compra com o relatório fiscal mensal.
Para apoio nessa revisão, contar com uma consultoria tributária ajuda a cruzar o cadastro fiscal de compras recorrentes com o CST que de fato se aplica a cada insumo, antes que o erro vire perda acumulada. Empresas que fazem essa checagem a cada seis meses costumam recuperar, já no primeiro ciclo, uma fatia relevante do crédito que vinha sendo deixado de lado havia tempo.
Risco 2: Insumo Sem Vínculo Que Anula o Crédito PIS COFINS
Nem toda despesa da empresa é insumo para fins de PIS e COFINS. A legislação considera insumo o que é essencial ou relevante para a produção do bem ou a prestação do serviço, não qualquer gasto do negócio. Despesas administrativas, marketing e material de escritório, em regra, não geram esse crédito.
Considere uma prestadora de serviços de TI com faturamento de R$ 180 mil por mês, que vinha creditando parte dos gastos com publicidade e papelaria, algo em torno de R$ 1.400 mensais, por entender que qualquer custo operacional dava direito a crédito.
Antes de lançar o valor, pergunte se o gasto está diretamente ligado à atividade-fim da empresa. Na dúvida, vale checar o enquadramento específico do setor antes de aproveitar esse crédito.
Risco 3: Frete e Embalagem Fora do Cálculo do Crédito
Frete sobre a compra de insumo, armazenagem e embalagem de apresentação do produto costumam gerar direito a crédito, mas boa parte das empresas credita apenas o valor da mercadoria em si, deixando esses custos acessórios de fora da conta todo mês. Dependendo do setor, frete e embalagem podem representar entre 3% e 8% do valor total da nota de compra, uma fatia que some da apuração sem que ninguém reclame.
Na prática, uma distribuidora de alimentos com operação em três estados deixou de aproveitar, em um único trimestre, cerca de R$ 9.700 em créditos sobre frete de compra que nunca tinha entrado na apuração do período.
Vale mapear, junto de quem cuida da apuração, quais custos acessórios da compra também compõem a base de crédito, revisando contratos de transporte e de armazenagem pelo menos uma vez por ano.
Risco 4: Mudança de Atividade Sem Atualizar o Crédito
Quando a empresa muda de produto, passa a vender um item isento ou começa uma nova linha de serviço, o parâmetro de crédito usado antes pode deixar de valer. Muitas vezes, porém, o sistema de apuração continua rodando do mesmo jeito, como se nada tivesse mudado na operação.
Exemplo real: uma fábrica de bebidas que passou a produzir uma linha isenta manteve, por quase seis meses, o mesmo critério de crédito da linha tributada, criando uma diferença que só foi percebida na conferência anual do contador.
Toda vez que a empresa mexer no mix de produtos ou serviços, vale revisar se o critério de crédito ainda se aplica da mesma forma. Os materiais gratuitos da TaxFlow trazem um checklist pronto para essa revisão.
Risco 5: Prazo Vencido Para Aproveitar o Crédito
O direito de aproveitar um crédito não lançado no mês certo não dura para sempre. Passado um tempo, a empresa perde a janela para recuperar esse valor, mesmo tendo direito a ele desde o início da operação.
Tome como referência um atacadista que atualizava a apuração fiscal apenas a cada trimestre e encontrou, numa auditoria interna, créditos de mais de seis anos atrás que já não podiam mais ser aproveitados por terem passado do prazo de cinco anos previsto no art. 168 do CTN.
O ideal é conferir mensalmente se todos os créditos do período foram lançados, em vez de deixar essa revisão acumular para o fim do ano ou para quando sobrar tempo na rotina fiscal.
Conclusão
Nenhum desses riscos aparece sozinho numa nota de compra ou num relatório pronto. Eles só ficam visíveis quando alguém revisa o cálculo do crédito PIS COFINS com atenção, comparando o que a legislação permite com o que a empresa está realmente lançando mês a mês. Em geral, esse tipo de revisão não exige trocar de sistema ou de equipe: exige apenas um olhar externo, periódico e atento ao cadastro fiscal dos produtos e serviços da empresa.
Quanto mais a empresa cresce ou muda de atividade, maior a chance de o critério de crédito ficar desatualizado. Revisar esse cálculo periodicamente custa bem menos do que continuar pagando tributo a mais todos os meses, sem perceber.
Sua empresa pode estar pagando mais imposto do que precisa todos os meses sem perceber. A TaxFlow é uma BPO contábil-tributária que identifica os impostos pagos a mais, mapeia os créditos disponíveis e implementa o regime tributário ideal para o seu negócio. Cada mês sem essa análise é dinheiro perdido que não volta.